Принимая решение о закупке товаров у нового поставщика, необходимо внести его параметры в Stock-M.

• • Новый поставщик
  • Настройки поставщика
    • Добавление нового поставщика
    • Информация по поставщику - Общие данные
    • Информация по поставщику - Данные заказов
    • Информация по поставщику - Текст письма
    • Информация по поставщику - График поставки
    • Информация по поставщику - Настройки автозаказа (оптимизация заказа)
  • Импорт графиков заказов
  • Замена поставщика товара или изменения в параметрах поставки товара
  • Назначение (изменение) поставщика для товара

Новый поставщик

Признаком того, что поставщик в Stock-M не описан, является появление в окне товарных запасов строк с поставщиком "Неизвестный" ("ЗАПАСЫ" - фильтр Поставщик=Неизвестный").

Если поставщик обновляется из учетной системы, найдите конкретного поставщика и заполните недостающие параметры.

Настройки поставщика

Добавление нового поставщика

Выберите в меню „ПОСТАВЩИКИ“ → „СПИСОК ПОСТАВЩИКОВ“ →

В открывшемся окне необходимо указать Код поставщика, Наименование поставщика и признак Активный. После заполнения параметров первого окна, нажмите кнопку . После этого Вы сможете заполнить дополнительную информацию по поставщику в других окнах.

Информация по поставщику - Общие данные

Если поставщик обновляется из учетной системы предприятия, откройте "ПОСТАВЩИКИ" - "СПИСОК ПОСТАВЩИКОВ", найдите требуемого поставщика и откройте окно параметров нажатием на    .

На вкладке "Общие данные":

1. "Активный"– если флажок установлен, Stock-M будет создавать заказы поставщику в соответствии с графиком, Вы сможете создать заказ вручную, будут отображаться графики динамики запасов.

2. Когда принимается решение прекратить работу с поставщиком, поставщик должен быть отключен в Stock-M:

    1) чтобы сделать поставщика неактивным, необходимо снять флажок активности постацщика.

    2) при деактивации поставщика, деактивируются и графики поставок этого поставщика и становятся не видны для пользователя. При  последующей активации поставщика, его графики снова будет видимы для пользователя, но не активны. Их необходимо будет  проверить и подтвердить.

ЗАПОЛНИТЕ ТОЛЬКО ТУ ИНФОРМАЦИЮ, КОТОРАЯ НЕ ОБНОВЛЯЕТСЯ ИЗ УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ.

1. Код поставщика – уникальный код поставщика.

2. Наименование поставщика (будет отображаться в Stock-M и в формах, отправленных поставщику).

3. Адрес поставщика -  (будет отображаться в формах, отправленных поставщику).

4. Телефон поставщика - (будет отображаться в формах, отправленных поставщику).

5. Факс поставщика - (будет отображаться в формах, отправленных поставщику).

6. Контактное лицо - контактная информация для связи с поставщиком.

7. Поставщик является складом – выбирается место хранения, соответствующее описываемому поставщику. То есть склад является вышестоящим поставщиком (например центральный склад - это реальный склад, который получает товары от поставщиков и в то же время является поставщиком для региональных складов).

8. Период отчета о надежности поставщика - выбор из списка периода, за который формируется отчет о надежности поставщика.

    Отчет может быть создан на одном из языков: RU, EN, LT, UA. Чтобы создать отчет  на языке, отличном от установленного в системе, необходимо поменять установку языка в системе.

9. Настройки управления буфером - настройка автоматического изменения буферов по рекомендациям системы.

• „Автоувеличение“ – система автоматически увеличит буферы по тем товарам поставщика, которые имеют низкий уровень запасов после обмена данными;
• „Автоуменьшение“ – система автоматически уменьшит буферы по тем товарам поставщика, которые имеют слишком высокий уровень запасов после обмена данными;
• "Не реагировать на пропущенные поставки" - дополнительное условие при увеличении буфера. Если флаг установлен и запасы товара недостаточны, система не будет автоматически увеличивать буферы, если были невыполненные заказы по этому товару.

ЕСЛИ ВЫ ВНОСИТЕ ИЗМЕНЕНИЯ,  НЕ ЗАБЫВАЙТЕ СОХРАНЯТЬ ИНФОРМАЦИЮ.

В этом окне вводится информация, связанная с заказами, отправляемыми поставщику.

1. Формат номера заказа - указывается формат, в соответствии с которым будет формироваться номер для нового заказа поставщику. В номере могут присутствовать сокращенное наименование поставщика, дата заказа, порядковый номер и т. д., например, формат ABC{1: yууyMMdd}-{0: 0000} преобразуется в номер заказа ABC20121008-0001 (Обычно формат заказа является единым для всех поставщиков и согласовывается руководителем проекта).

2. Ответственное лицо - в выпадающем списке сотрудника (менеджера), ответственного за обработку заказов данного поставщика по умолчанию. Этот сотрудник получит копии всех заказов, отправленных поставщику по электронной почте. Если у поставщика установлен признак "Разделение заказов", то создается несколько заказов по менеджерам, ответственным за товары в заказе. Менеджер в заказе также может быть изменен без изменения в карточке поставщика в следующих случаях:

- при создании специального заказа с учетом количества в пути или без учета количества в пути менеджер определяется в соответствии с товаром;

- если заказ содержит несколько позиций от разных менеджеров, ответственный менеджер определяется по большему количеству позиций в заказе. Если количество позиций одинаковое, менеджер определяется по большему общему количеству товара в заказе.

3. Электронная почта получателя заказов – адреса электронной почты, на которые будут оправляться заказы. Может быть введено несколько адресов, разделенных запятой, точкой с запятой или пробелом.

Отправка заказа по электронной почте поставщику: есть возможность выбрать, отправлять ли заказы по электронной почте поставщику (настройка для всей организации).

Возможные варианты:

- отправлять заказы по электронной почте;

- не отправлять заказы по электронной почте (используется , если Заказчик отправляет заказы из своей учетной системы).

Если выбрано "Отправлять заказы по электронной почте", возможны два варианта:

- отправлять менеджерам заказов и получателям, указанным в полях карточки поставщика: «Электронная почта получателя заказов» или / и в Графике доставки заказов «Электронная почта";

- не отправлять заказ менеджерам, т. е. отправлять только получателям, указанным в полях карточки поставщика: «Электронная почта получателя заказов» или / и в Графике доставки заказов «Электронная почта» (используется, когда менеджер заказов назначается один, а над заказами работает больше людей, и одному менеджеру не нужно получать копии всех заказов).

4. Выбор формы заказа – для поставщика может быть создана специальная форма заказа, отличная от стандартной. В этом случае специально созданная форма выбирается в выпадающем списке;

5. Валюта поставщика – если поставщику необходимо отправлять заказы в валюте, отличной от базовой, выберите валюту в выпадающем списке. Сумма заказа будет отображаться в валюте поставщика;

6. Сообщение в окне заказа - информация, которая может быть полезна Вам или Вашим коллегам или должна быть учтена при отправке нового заказа поставщику, например: сообщить Petra Petraitis после отправки заказа и т. д. и которая не отправляется в форме заказа поставщику.

В окне новых заказов появился новый столбец "Примечание к заказу", в котором отражается информация из поля "Сообщение в окне заказа"  в карточке поставщика.

7. Способ оприходования заказа  - указывается, на основании чего приходуется заказ:

- по специальному файлу Shipments.csv;

- по прибывшему количеству (поле QntIN файла facts.csv);

- по изменению остатка (поле Balance файла facts.csv).

8. Поставщик должен подтвердить получение заказа в течение ххх дней - количество дней, в течение которых поставщик должен подтвердить полученный заказ. По умолчанию - 0,  означает, что никакого дополнительного подтверждения от поставщика не требуется.

9. Поставщик может отгружать заказ частями  -  возможные варианты закрытия заказа:

1) по общему количеству заказа - проверяется все заказанное и поступившее количество товара в заказе. Когда общая сумма поступлений достигает установленной границы, оставшееся непоступившее количество товара удаляется из заказа, и заказ закрывается (Вариант установлен по умолчанию).

2) по количеству заказанных позиций - проверяется количество заказанных и поступивших позиций заказа. Когда количество поступивших позиций достигает установленной границы, оставшееся непоступившее количество товара удаляется из заказа, и заказ закрывается.

Необходимо проконсультироваться с руководителем проекта относительно метода закрытия заказа.

В числовом поле Вы можете вручную ввести границу закрытия заказа в процентах или быстро подставить значения 25%, 100%, нажав соответствующие кнопки.

- нажмите , для установки границы в 100%, в этом случае заказ будет закрываться только при поступлении 100% заказанных товаров.

- нажмите , для установки границы в 25%, в этом случае при поступлении  25% товаров по количеству позиций или по количеству товара заказ будет закрываться. Остальная часть заказа будет удалена.

10. Удалять опаздывающие заказы - при установке флажка все задерживающиеся заказы от поставщика будут удаляться. Если флажок не установлен, заказы удаляться не будут, и ответственный менеджер должен просмотреть заказы и закрыть/удалить их вручную при необходимости;

11. Разделение заказов:

- Разделить заказ по метке разделения – заказ поставщику будет разделен на несколько заказов в соответствии с установленными на товар метками. Используется, когда одному поставщику необходимо отправить разные заказы на разные товары. .

- Разделить заказ по менеджерам, ответственным за товар - заказ будет разделен по менеджерам, ответственным за определенный товар.

ПРИ ВВОДЕ НОВОЙ ИНФОРМАЦИИ ИЛИ ЕЁ ИЗМЕНЕНИИ НЕ ЗАБУДЬТЕ НАЖАТЬ КНОПКУ "СОХРАНИТЬ".

Информация по поставщику - Текст письма

Как правило, все заказы имеют единый текст письма для заказа, согласованный с менеджером проекта в начале проекта.

Если вам необходимо указать другую информацию в тексте письма, отправленного поставщику, то в окне «Текст заказа» введите текст, который будет отображаться в электронном письме с заказом, отправленном поставщику.

Текст, заполненный в данном окне, имеет приоритет.

ПРИ ВВОДЕ НОВОЙ ИНФОРМАЦИИ ИЛИ ЕЁ ИЗМЕНЕНИИ В ЭТОМ ОКНЕ НЕ ЗАБУДЬТЕ НАЖАТЬ КНОПКУ "СОХРАНИТЬ"

Информация по поставщику - График поставки

Заказы поставщику создаются в соответствии с графиком. Нажмите кнопку  чтобы управлять графиками поставки. Откроется окно "Графики поставок":

1. Если Вы хотите создать новый график поставок, нажмите кнопку .

2. В открывшемся окне выберите склад, для которого будет формироваться график, и поставщика.

- если для части товаров одного и того же склада и поставщика требуется создавать несколько заказов в разное время / дни, выберите ПРИЗНАК РАЗДЕЛЕНИЯ. .

- создание признаков разделения см. в разделе "Признаки разделения";

- присвоение признаков разделения товарам см. в разделе "Параметры товара (SKU)".

- в этом случае в заказ будут помещены только товары, помеченные этим Признаком разделения. Разделение заказа по признакам будет выполнено даже в том случае, если в настройках поставщика не установлен флажок "Разделение заказов".

- если для поставщика существуют графики с Признаком разделения и без Признака разделения, то:

• если оба типа графиков активны, то сначала формируется заказ на товары с Признаком разделения, потом формируется заказ на товары без Признака разделения.

• если график без Признака разделения активен, а график с Признаком разделения неактивен, то формируется заказ на все товары, даже если имеют Признак разделения.

• если график с Признаком разделения активен, а график без Признака разделения неактивен, то формируется заказ на товары, имеющие Признак разделения.

3. Нажмите кнопку

4. В строке с графиком установите флажок "Активный".  "Активность" означает, то этот график действителен, и на его основе система формирует заказы.

5. В дни недели, когда должны быть сформированы заказы введите число - количество дней на выполнение заказа. (Числа для разных дней недели могут отличаться).

6. „7/30“ показывает цикл, в котором формируются заказы:

1)  7 - еженедельно, то есть в определенные дни недели;.

2) 30 - ежемесячно, то есть в определенные дни месяца.

7. Частота - частота, с которой отправляются заказы поставщику.

    1) если у поставщика недельный график поставок (в столбце "7/30" указано 7), указывается недельная частота, например, 0 - несколько раз в неделю, 1 - один раз в неделю, 2 - раз в две недели, 3 - раз в три недели и т. д.

    2) если у поставщика месячный график поставок (в столбце "7/30" указано 30), указывается месячная частота, например, 0 - несколько раз в месяц, 1 - один раз в месяц, 2 - раз в два месяца. 3 - раз в три месяца и т. д.

     3) если числа введены более чем в один день недели, то в поле Частота необходимо установить 0.

Примечание. При выборе месячного графика (в столбце "7/30" указано 30), необходимо заполнить все дни недели (с понедельника по воскресенье).

8. Дни месяца - указывается в какие дни месяца будут формироваться заказы при выборе месячного графика. Даты указываются через запятую, например, "8, 15" - заказы будут сформированы в 8-й и 15-й дни месяца.

9. Дата начала - указывается дата, когда начинают формироваться заказы поставщику по данному графику. Если Дата начала не совпадает с днем формирования заказа по графику, то заказ в формируется в первый день по графику после Даты начала.

10. Автоотправка - при установке данного флажка система будет автоматически и без подтверждения формировать и отправлять заказ поставщику, если все условия автоотправки выполнены.

12. RD – период времени в днях, в течение которого остаток товара должен оставаться в красной зоне, чтобы система предложила увеличение буфера. Значение зависит от времени доставки поставщика и частоты формирования заказов. (Рекомендуется не менее 7).

13. GD - период времени в днях, в течение которого остаток товара должен оставаться в зеленой зоне, чтобы система предложила уменьшение буфера. Значение зависит от времени доставки поставщика и частоты формирования заказов. (Рекомендуется не менее 7).

14. После нажатия кнопки "Рассчитать RD/GD" система рассчитает параметры RD и GD.

15. Эл. почта - адреса электронной почты, на который отправляются заказа, сформированные по данному графику. Допускается указывать несколько адресов, разделенных запятой, точкой с запятой или пробелом.

16. Замена поставщика - возможность заменить внешнего поставщика поставкой с Центрального склада, когда остаток на Центральном складе это позволяет. Условие замены:

·         DTA товары > = BUF+MOQ;

·         DTO товары > = MOQ.

В поле Замена поставщика выбор осуществляется из списка доступных Центральных складов.

Замена поставщика с указанными условиями происходит в момент формирования заказа.

Если Вы перестали работать с поставщиком или создали неверный график, который необходимо удалить, снимите флажок "Активный", выберите строку с графиком и нажмите кнопку .

Если Вам необходимо скопировать график для другого склада или поставщика, нажмите кнопку  в соответствующей строке и заполните новые параметры графика.

Информация по поставщику - Настройки автозаказа (оптимизация заказа)

Некоторые поставщики выдвигают условия по заполнению транспорта. Кроме того могут быть условия по минимальной сумме заказа. В этих случаях используется Оптимизация заказа.

1. Выбор склада для оптимизации:

    1) Если все склады имеют одинаковые настройки оптимизации, выберите в левой части окна "ВСЕ СКЛАДЫ":

    2) Если необходимо установить разные условия оптимизации для разных мест хранения, нажмите кнопку  в левой части окна, добавьте место хранения и, если необходимо, признак разделения.

2. Параметры оптимизации:

    1) Не оптимизировать. Заказы не будут оптимизироваться.

    2) Заполнить транспорт. Вариант выбирается тогда, когда поставщик требует заполнять транспорт до установленного значения по весу или объему или когда экономически целесообразно заполнять транспорт до установленного значения по весу или объему. Транспортные средства в таблицу добавляются согласно приоритету - самый экономически выгодный транспорт должен быть первым. Далее по убыванию эффективности. Введите параметры "Порог опт." и "Полный":

•  „Порог опт.“ – вес или объем, при достижении которого транспорт дополняется до полного. Если порог не достигнут, этот вид транспорта не используется для заказа;

•  „Полный“– максимальный вес или объем, до которого может быть увеличен заказ в этом транспорте;

В таблицу можно внести до 20 транспортных средств. Транспорт проверяется в порядке очередности. Если условия оптимизации для первого транспорта выполнены, заказ оптимизируется. Если условия не выполнены, система переходит к проверке второго транспорта и т.д.

Заказ не может превышать "Полный вес" или "Полный объем".

            - заказ увеличивается, когда вес/объем заказа больше, чем "Порог опт.", но меньше, чем "Полный". Заказ увеличивается пропорционально по всем товарам поставщика, даже если до этого их не было в заказе (кроме товаров NON MOVER).

            - если вес/объем заказа меньше, чем "Порог опт." для первого транспорта, система начинает рассматривать транспорт с более низким приоритетом.

            - если вес/объем заказа больше, чем "Полный", транспортировка будет выполнена N раз до тех пор, пока остаток заказа будет больше, чем "Порог опт.". Остаток заказа переносится на следующий раз.

    3) Оптимизировать. Таблица заполняется, когда есть требования поставщика или экономическая целесообразность изменить заказ в большую сторону.

•  „Порог опт.“ – значение, достигнув которого, заказ будет оптимизирован;

•  „Цель“– значение, до которого заказ должен быть увеличен;

• Оптимизация может быть проведена по сумме, весу, объему, количеству товара и количеству строк заказа.
• Дополнительные параметры для оптимизации (кроме оптимизации по строкам, в этом случае укажите сколько строк необходимо оставить):
  • оптимизировать, только увеличивая заказ до ближайшего значения цели - увеличивать заказ до ближайшего значения, не превышающего значение цели;
  • оптимизировать до ближайшей цели путем увеличения или уменьшения заказа - оптимизировать до значения, ближайшего к цели, путем уменьшения или увеличения заказа;
  • оптимизировать, не достигая цели - оптимизировать, не превышая цель.

Для поставщика может быть указана минимальная сумма автоматического заказа. Если минимальная сумма не достигнута, заказ формируется, но не отправляется (Вы можете его видеть в окне "Новые заказы"). Такие заказы выделяются значком    - заказ, сформированный автоматически, но не отправленный. Оптимизируйте заказ вручную или удалите.

• если сумма заказа больше "Порог опт.", но меньше цели, система оптимизирует заказ в соответствии с установленными параметрам. Если установлена автоматическая отправка, заказ будет отправлен поставщику;
• если сумма заказа больше цели и соответствует установленным параметрам, заказ не будет изменен; если установлена автоматическая отправка, заказ будет отправлен поставщику без изменений;

В параметрах оптимизации поле по сумме  "Порог опт." может быть установлено в не менее, чем "60%" от суммы заказа (значение может быть изменено по согласования с менеджером проекта).

Оптимизация не изменяет количество товара, которое уже было изменено в заказе.

Оптимизация по количеству строк приведет к удалению строк с наибольшим индексом LKB.

Настройка оптимизации  для Вашего автоматического заказа.  Если Вам необходимо установить условия оптимизации для Вашего автоматического заказа, выберите пункт меню "Оптимизировать". Выберите параметр оптимизации: вес, объем, цена или количество и укажите значение в полях "Порог опт." и "Цель". Выберите метод оптимизации. Как только указанное значение будет достигнуто, заказ будет автоматически отправлен поставщику. Если значение не будет достигнуто, заказ будет сформирован, но не отправлен (Вы можете видеть его в окне "Новые заказы").

    4) Разделить заказ по размеру транспорта (по весу или объему)– если установлен данный флажок, для поставщика формируются разные заказы для каждой отдельной перевозки, например, один полный транспорт, второй - загруженный наполовину. Заказы будут разделены в соответствии с установленным параметром.

Оптимизация не меняет количества для товаров в заказе, которые уже были изменены ранее.

ПРИ ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ НЕ ЗАБУДЬТЕ СОХРАНИТЬ ИНФОРМАЦИЮ.

Импорт графиков заказов

В том случае, когда в учетной системе существует много графиков доставки, которые часто меняются, есть возможность обновлять графики доставки Stock-M из учетной системы. (НЕОБХОДИМО СОГЛАСОВАНИЕ С МЕНЕДЖЕРОМ ПРОЕКТА).

1. Графики импортируются при обмене данными из файла CSV.

2. После импорта графиков активируется функция автоматического утверждения графиков доставки:

    1) Автоматически утверждаются только те изменения в графиках, которые не влияют на уровень запасов товаров и не влияют на другие параметры (Например, дата создания графика была изменена, но время доставки, ни частота доставки не поменялись. Такой график будет автоматически утвержден и по нему сформируются новые заказы).

    2) График будет автоматически утвержден, если это полностью новый график поставок (для этого поставщика, места хранения и признака разделения еще не было сформировано ни одного заказа).

3. В случает изменения времени или частоты доставки по сравнению с предыдущим графиком, такой график не будет утвержден автоматически.

4. Если во время обмена данными график обновился во внешней учетной системе, он будет автоматически обновлен в Stock-M.

5. Обновленные, но не утвержденные автоматически графики, можно увидеть в разделе Stock-M -  ПРЕДУПРЕЖДЕНИЯ - КРИТИЧЕСКИЕ ОШИБКИ - "Неподтвержденные графики поставок".

6. При нажатии на значок подтверждения  откроется окно подтверждения графика поставок, в котором будут отображены предыдущие значения графика, полученные значения графика и поле со значениями, которые будут в итоге установлены.

7. Поля с новыми значениями могут редактироваться.

8.  Если Вы принимаете новые значения, нажмите на значок  рядом с вопросом "Пересчитать RD, GD", если Вы желаете пересчитать значения RD, GD автоматически, или введите их вручную и нажмите кнопу "Подтвердить".

9. Если Вы хотите подтвердить полученный график позже, нажмите кнопку "Закрыть".

10. Если Вы не согласны с изменениями, нажмите кнопку "Отмена".

Вы также можете вызвать окно подтверждения графика поставок из списка ПОСТАВЩИКИ - ГРАФИК ПОСТАВКИ, нажав кнопку  в столбце "Подтверждение".

Замена поставщика товара или изменения в параметрах поставки товара

Если произошло изменение в частоте или времени поставки товаров поставщиком или поставщик товаров был изменен, НЕОБХОДИМО пересмотреть буферы по таким товарам. .

1. Буфер товара должен быть пересмотрен (изменен), если:

    1) Время доставки увеличилось / началось формирование заказов по этому товару.

    2) Время доставки уменьшилось / частота формирования заказов увеличилась более, чем в два раза.

2. Буферы могут быть изменены следующими способами:

    1) Если товар не новый и имеет историю продаж большую либо равную 3 * RD,  меню "АССОРТИМЕНТ" → „ЗАПАСЫ“ → Фильтр по нужным товарам:

•  выберите все позиции, по которым необходимо пересмотреть буферы и нажмите ;

•  в открывшемся окне выберите пункт "Рассчитать буфер" и нажмите значок расчета ;

• откроется окно параметров расчета буфера.

• выберите период времени и метод расчета. При выборе расчета по наибольшей сумме продаж Вы можете задать коэффициент Мёрфи.
• Вы также можете произвести расчет по коэффициенту относительно текущего значения буферов.

    2) Значение буфера можно также поменять в списке отобранных товарных позиций :

• в столбце "Новый буфер" введите новое значение буфера и причину изменения, либо нажмите на значок  и воспользуйтесь окном параметров расчета буфера.

3. Если товар новый и не имеет истории продаж, Вы можете установить буфер вручную .

ВАЖНО! При изменении значений буферов обязательно указывайте причину изменения.

Назначение (изменение) поставщика для товара

Если назначение поставщика для товара не производится из учетной системы, необходимо назначить поставщика вручную. .

Откройте окно "АССОРТИМЕНТ" - "ЗАПАСЫ", нажмите значок  для входа в режим редактирования конкретного товара и выберите вкладку "SKU на складах".

Установите нового поставщика в столбце "Название поставщика".

Если Вам необходимо заменить поставщика товара на нескольких складах, выберите необходимые позиции и нажмите кнопку  для группового редактирования.

В открывшемся окне выберите нового поставщика и сохраните информацию.