# UŽSAKYMŲ VALDYMAS

#### Export

Export as PDF Export as ODT Export as RTF Export as HTML

- - Naujų (ir/ar skubių) užsakymų siuntimas tiekėjui
    - Naujo užsakymo be korekcijų siuntimas tiekėjui
    - Naujo užsakymo su korekcijomis (neoptimizuojant) siuntimas tiekėjui
    - Naujo suoptimizuoto užsakymo siuntimas tiekėjui
    - Padalinti prekės užsakymo sumą
    - Prekės pridėjimas prie naujo užsakymo siunčiamo tiekėjui
    - Naujo užsakymo siuntimas alternatyviam tiekėjui
    - Neišsiųstų užsakymų apjungimas
    - Naujų užsakymų optimizavimas užsakymų sąraše
    - Kiti nustatymai siunčiant naują užsakymą tiekėjui
    - Neišsiųstų užsakymų derinimas su filialų/parduotuvių darbuotojais.
  - Naujų užsakymų sukūrimas
    - Specialių užsakymų formavimas
    - Naujų specialių užsakymų importas
    - Perteklinių prekių grąžinimo užsakymo formavimas.
    - Naujos kortelės sukūrimas StockM‘e
    - Kiti nustatymai siunčiant specialų užsakymą tiekėjui
  - Specialūs klientų užsakymai/rezervacijos (PTO)
  - Specialūs klientų užsakymai (PTO2)
  - Užsakymo išsaugojimas
  - Naujas, bet tą pačią dieną neišsiųstas užsakymas
  - Užsakymų su „apribojimais“ valdymas (tik kai funkcija yra įjungta)
  - Užsakymo išsiuntimas tiekėjui.
  - Užsakytų atsargų atvykimo tvirtinimas (pajamavimas)
  - Atvykstančių užsakymų koregavimas
  - Vėluojančių pristatyti užsakymų stebėjimas
  - Atvykusių užsakymų anuliavimas (šalinimas)
  - Atvykę arba atšaukti užsakymai
  - Tiekėjų tiekimo grafikas

Sistema pagal nustatytą užsakymo formavimo grafiką suformuoja užsakymus, kuriuos reikia išsiųsti tą pačią dieną (rekomenduojame užsakymus išsiųsti pirmoje darbo dienos pusėje). Sistema suformuoja užsakymą, jei reikia užsakyti bent 1 prekę.

Rekomenduojame naudoti „Auto.siuntimą“, nustačius šį parametrą sistema suformuos ir išsiųs el. paštu užsakymus tiekėjui automatiškai (tiekėjui galima nustatyti sąlygas, kurias pasiekus, užsakymai siunčiami automatiškai. žr. Tiekėjo nustatymai).

## Naujų (ir/ar skubių) užsakymų siuntimas tiekėjui

1. Meniu punkte „Užsakymai“ pasirinkite užsakymų tipą „Neišsiųsti“ (arba Vartotojo užduočių sąraše paspauskite „Neišsiųsti užsakymai“).

2. Atsidaro langas, kuriame matote pagal nustatytą užsakymų formavimo grafiką arba rankiniu būdu sugeneruotų užsakymų tiekėjams sąrašą (jei langą atsidarėte per užduočių juostą - matysite tik tuos užsakymus, už kuriuos esate atsakingas)

3. Paspaudę pieštuką , įeisite į užsakymo vidų:

1)Užsakyme matomas prekių sąrašas, ką sistema siūlo užsakyti.

2)Pirmą kartą į užsakymą patekusi prekė išskiriama geltona spalva. Nauja prekė, kuri bus pažymėta geltona spalva, turi žymę NEW ir ji niekada nebuvo papuolusi į StockM sistemos formuojamą užsakymą. Atkreipkite dėmesį į tokias prekes, ypač, jei reikalingas „pirminis“ parduotuvių lentynų užpildymas – ar užsakomas kiekis ne per mažas/didelis.

3) Jei tiekėjui nustatytos tiekimo sąlygos (įrašyta pastaba tiekėjo kortelėje) – šias sąlygas matote naujo užsakymo viršutinėje lango dalyje (informacinis laukas), pvz.: nustatytas minimalus viso užsakymo kiekis arba minimali užsakymo suma.

4) Užsakymo apačioje matoma pažymėtų užsakymo eilučių mato vnt. kiekis, suma pinigais, tūris ir svoris, pagal kurį žinosite ar tenkinamos tiekimo sąlygos.

5) Atsidariusiame užsakymo lange galite pasirinkti stulpelius, kuriuos norite matyti koreguojamame užsakyme. Pagal nutylėjimą matomi laukai:

- prekės kodas;
- prekės aprašas;
- pradinis kiekis - sistemos siūlomas užsakyti kiekis;
- kiekis - užsakomas kiekis (šiame stulpelyje galima redaguoti užsakomą kiekį, reikšmės paryškintos);
- laisvas likutis - po užsakymų sukūrimo likęs laisvas centrinio sandėlio kiekis. Reikšmės išskirtos raudona spalva stulpeliuose: "Laisvas likutis" ir "Skirtas kiekis," jei laisvas likutis = 0 (tiktai, kai tiekėjas centrinis sandėlis).
- skirtas kiekis - užsakymų kūrimo metu išskirstytas centrinio sandėlio likutis.

PASTABA - laisvas likutis ir skirtas kiekis apskaičiuojami pirmųjų duomenų mainų paroje metu ir neperskaičiuojamas rankiniu būdu koreguojant/kuriant užsakymus.

6) Pastaba prekei (SKU) - į šį lauką galima įrašyti savo pastabą kiekvienai užsakymo prekei atskirai.
7) Dar neišsiųstą užsakymą galima eksportuoti į xls arba csv, paspaudus ikoną arba eksportuoti į bet kurią nustatytą formą, paspaudus mygtuką . Jei atlikote pakeitimus užsakyme - nepamirškite, prieš eksportuojant užsakymą, išsaugoti pakeitimų.

### Naujo užsakymo be korekcijų siuntimas tiekėjui

Jei užsakymo nereikia koreguoti, tuomet atsidarę neišsiųstą užsakymą, spauskite (visos eilutės pagal nutylėjimą yra pažymėtos).

### Naujo užsakymo su korekcijomis (neoptimizuojant) siuntimas tiekėjui

1. Jei reikia koreguoti užsakomus kiekius, tuomet atsidarę neišsiųstą užsakymą, toje eilutėje, kuriai reikalinga korekcija, pastatę žymeklį stulpelyje „Kiekis“, paspauskite .

1) Ekrane atsiranda lentelė, kurioje prašoma nurodyti priežastį, dėl kurios keičiamas užsakomos prekės kiekis, taip pat langelyje „Naujas kiekis“ įrašykite norimą užsakyti kiekį.

2) Atsiradusioje lentelėje taip pat matote, koks yra minimalus prekės užsakomas kiekis (TNK) ir kiek vienetų telpa į paletę. Pagal šiuos parametrus sistema patikrina ar jūsų naujai įrašytas kiekis sudaro pilną TNK ar/ir pilną paletę.

3) Jeigu nurodytas naujas kiekis nesudaro pilno TNK ar/ir pilnos paletės, sistema pasiūlo reikšmes, kurios sudaro pilną TNK ir pilnos paletės reikšmes (sistema siūlo mažesnę ir didesnę pilno TNK, pilnos paletės reikšmes).

4) Norėdami patvirtinti spauskite .

2. Atlikus visus pakeitimus ir pažymėjus norimas išsiųsti eilutes, spauskite .

### Naujo suoptimizuoto užsakymo siuntimas tiekėjui

1. Jei reikia užsakymą optimizuoti pagal transportą, sumą, svorį, tūrį ar kiekį spauskite mygtuką „Optimizuoti“, esantį dešiniąjame viršutiniame lango kampe.

1) Atsiradusioje lentelėje galite pasirinkti "Optimizuoti pagal tiekėjo nustatymus", "Optimizuoti pagal parametrus", nurodant juos rankiniu būdu (pasirenkant optimizavimo parametrą, nurodant tikslą ir optimizavimo sąlygą) arba "Sumažinti eilučių skaičių iki ...".

2) Norint užsakymą optimizuoti, eilutės nebūtinai turi būti pažymėtos varnelėmis. Nebus optimizuojamos tos pozicijos, kurių kiekiai buvo pakeisti.

3) Taigi jei užsakyme reikalingos korekcijos, jos turi būti atliekamos iki optimizavimo:

2. Atsidariusioje lentelėje pasirinkus "Optimizuoti pagal tiekėjo nustatymus", užsakymas bus optimizuojamas, pagal tiekėjo kortelėje nurodytus parametrus. Užsakymo kiekiai pasikeičia taip, kad optimaliai užpildytų transportą arba sudarytų sumą.

1) Jei nebuvo pasiektas transporto užpildymo (optimizavimo) slenkstis (t.y. užsakymo dydis, kurį pasiekus užsakymas bus didinamas) - užsakymas nebus suoptimizuotas.

2) Jei užsakymą sudaro daugiau nei 1 transportas ir kiekvienam transportui reikalingas atskiras užsakymas, tuomet:

- tiekėjui (tiekėjo kortelėje) turi būti nustatytas „išskaidyti užsakymą pagal transportą“;
- !!! SVARBU, jei po optimizavimo vėl atliksite korekcijas užsakyme, tuomet užsakymas neišsiskaidys pagal transportą. Ši funkcija veikia tik pirmam užsakymo optimizavimui.

3. Pasirinkus „Optimizuoti pagal parametrus“:

1) Leidžiama optimizuoti pagal pinigų, svorio, tūrio ir prekių kiekio sumą. Pasirinkite optimizavimo parametrą:

- pagal užsakymo sumą (EUR);
- pagal užsakymo svorį (kg);
- pagal užsakymo tūrį (pal.);
- pagal užsakymo prekių kiekį (vnt.).

2) Nurodykite optimizavimo tikslą.

3) Pasirinkite optimizavimo sąlygą:

- optimizuoti nemažiau tikslo;
- optimizuoti nedaugiau tikslo;

4) Spauskite .

4.Pasirinkus "Sumažinti eilučių skaičių iki ..." reikia nurodyti Optimizavimo tikslą (kiek eilučių turi likti užsakyme). Optimizuojant pagal eilučių skaičių, bus nunulintos eilutės su didžiausiu LKB rodikliu.

5. Atlikus optimizavimą ir kitus pakeitimus spauskite arba .

SVARBU: optimizuoti kiekiai neužsirašys, jei uždarysite užsakymą neišsaugoję pakeitimų arba jo neišsiųsite.

### Padalinti prekės užsakymo sumą

Jei užsakymai tiekėjui formuojami dažnai, tačiau tiekimas/pristatymo laikas ilgas, nėra būtinybės užsakyti viso buferio iš karto pirmaisiais užsakymais. Per vieną pristatymo laiką galima sukurti keletą užsakymų ir taip sumažinti užsakytų prekių sumą. Kitaip sakant “užpildyti buferį” ne iš karto, bet per keletą pristatymų (padalinti vienos prekės užsakomą kiekį laike per kelis užsakymus).

Yra galimybė įjungti nustatymą, kad esant dažnam, bet ilgam tiekimui neužsakytų viso buferio iš karto vienu užsakymu. Jeigu per pristatymo laiką gali formuotis bent 2 reguliarūs užsakymai, tada taikoma maksimali riba užsakomam kiekiui, kuri apskaičiuojama pagal tiekimo dažnumo ir trukmės santykį ir buferį. Taip pat į maksimalų kiekį yra įtraukiama PTO ir rezervacija, tam, kad vežimas pagal specialius poreikius nebūtų ribojamas.

Svarbu: galimybė naudoti šią funkciją derinama atskirai ir nustatoma visos įmonės mastu. Esant poreikiui kreiptis į projekto vadovą.

### Prekės pridėjimas prie naujo užsakymo siunčiamo tiekėjui

Jeigu prie užsakymo, siunčiamo tiekėjui, reikia pridėti prekę, kuri į užsakymą nepateko (pavyzdžiui prekė – naujiena, arba prie reguliaraus užsakymo pridedate kliento padarytą spec. užsakymą nepalaikomai sandėliavimo vietoje prekei), tuomet spauskite ir įrašykite jos norimą užsakyti kiekį. Pridėjus visas norimas prekes pasirinkite arba .

### Naujo užsakymo siuntimas alternatyviam tiekėjui

1. Jei dalį sugeneruoto užsakymo reikia išsiųsti alternatyviam tiekėjui (pvz. dėl užsakymo limito) , tiekėjo laukelyje, iš iškrentančio sąrašo pasirinkite alternatyvų tiekėją, iš kurio norite užsakyti ir pakoreguokite atvykimo datą.

2. Jei užsakymo nereikia koreguoti, spauskite .

3. Jei reikia koreguoti užsakomus kiekius - atlikite tai, kaip nurodyta aukščiau (žr. Naujo užsakymo su korekcijomis siuntimas tiekėjui).

4. Jei kiekių koreguoti nereikia, bet reikia išsiųsti tik dalį pozicijų. Pažymėkite varnele pozicijas, kurias norite užsakyti, spauskite .

5.Į užsakymą galima ir pridėti pozicijas, kurių nebuvo užsakyme pagrindiniam tiekėjui (žr.Prekių pridėjimas prie naujo užsakymo siunčiamo tiekėjui)

6. Užsakymą nukreiptą alternatyviam tiekėjui galima išsaugoti. Išsaugant alternatyvaus tiekėjo užsakymą prašoma nurodyti priežastį ir leidžiama formuoti naują užsakymą iš eilučių, kurios nebuvo pažymėtos.

- Jeigu varnelė yra (pagal nutylėjimą varnelė nėra uždėta), tai pradiniame pagrindinio tiekėjo užsakyme sumažėja kiekiai, o pažymėtos prekės ir kiekiai išsaugomi naujame užsakyme (pagrindiniam tiekėjui). Priežasties pasirinkti nebereikia.
- Jeigu varnelės nėra, tai pažymėtos prekės ir kiekiai išsaugomi užsakyme, o likusi užsakymo dalis pašalinama.

### Neišsiųstų užsakymų apjungimas

Neišssiųstų užsakymų lange galima apjungti kelis užsakymus į vieną.

Leidžiama apjungti kelis to paties sandėlio užsakymus - tiekėjai gali būti skirtingi.

Norint apjungti kelis užsakymus į vieną:

- neišsiųstų užsakymų lange pažymėkite norimus užsakymus ir paspauskite mygtuką "Apjungti užsakymus".
- Atsidariusiame lange užpildykite reikiamus duomenis duomenis - tiekėjo parinkimas būtinas.

- užpildžius reikiamus laukus galite apjungtą užsakymą "Išsaugoti, "Išsaugoti ir atidaryti", Išsaugoti ir išsiųsti" arba atšaukti pradėtą apjungimo veiksmą.
- po užsakymų apjungimo visi pažymėti užsakymai bus sujungti į vieną. Atstatyti pradinių užsakymų nebegalima.

### Naujų užsakymų optimizavimas užsakymų sąraše

Neišsiųstų užsakymų sąraše , pažymėkite užsakymus, kuriuos reikia suoptimizuoti pagal bendrą parametrą ir spauskite mygtuką .

Atsidariusiame lange pasirinkite, kaip norite optimizuoti užsakymus, kokiu būdu ir optimizavimo sąlygas.

Renkantis optimizavimo būdą galima pasirinkti kaip tai atlikti:

· Kiekvieną užsakymą atskirai. Šiuo atveju tikslą reikia nurodyti kiekvienam užakymui atskirai, apačioje rodomas suminis rezultatas.

· Visus užsakymus bendrai - tikslą reikia nurodyti vieną bendrą visiems užsakymams.

Paspaudus mygtuką užsakymai bus suoptimizuoti pagal nurodytas sąlygas ir juos galėsite Išsaugoti, Išsaugoti ir išsiųsti arba Atšaukti pakeitimus.

### Kiti nustatymai siunčiant naują užsakymą tiekėjui

1. Jei norite įrašyti pastabą, kurią turi matyti ir tiekėjas, kuris gaus užsakymą, (pvz.: pristatyti prekes iki tam tikros val., į tam tikrą vietą ir tam tikrą dieną, ir t.t.), tuomet naujo užsakymo lange laukelyje „Pastaba užsakymui“ įrašykite reikiamą tekstą (naujame užsakyme laukelyje „PASTABA“ įrašytas tekstas atvaizduojamas standartinėje užsakymo formoje, siunčiamoje tiekėjui (informacija tiekėjui)).

2. Jei naujo užsakymo siuntimo metu sužinojote, jog tiekėjas laikinai pakeitė užsakymo įvykdymo laiką (ypač jei užsakymo įvykdymo laikas pailgėjo), tuomet naujo užsakymo lange pakeiskite užsakymo pristatymo datą (įrašykite arba pasirinkite iš kalendoriaus.

3. Jei reikia pakeisti naujo tiekėjui siunčiamo užsakymo numerį, tuomet norimą užsakymo numerį įveskite į laukelį „Užsakymo Nr.“ Jei šį lauką paliksite neužpildytą, tada sistema automatiškai priskirs užsakymo numerį pagal prie tiekėjo nurodytą užsakymo numerio formatą ir numeraciją.

4. Jei reikia užsakymą anuliuoti, pažymėkite visas eilutes, spauskite . Ekrane atsiradusioje lentelėje pasirinkite priežastį, dėl kurios norite anuliuoti užsakymą, ir spauskite "Patvirtinti“.

### Neišsiųstų užsakymų derinimas su filialų/parduotuvių darbuotojais.

Jei yra poreikis derinti sukurtus (bet dar neišsiųstus) užsakymus su kitais žmonėmis - filialų/parduotuvių darbuotojais, kreipkitės į StockM komandą, atliksime reikiamus nustatymus. Turėsite nurodyti vartotojus, kuriems bus suteikta tokia teisė.

Tai yra papildomai apmokestinamas modulis, aktyvuojamas tik visai StockM programai.

Tokie vartotojai gaus galimybę redaguoti, siūlyti kiekius, vesti informaciją užsakymo lange naujame stulpelyje "Siūlomas kiekis". Išsaugojus korekcijas, pradinis vartotojas matys pataisytus, rekomenduojamus kiekius raudonai. Jam tereikės patvirtinti, sutikti arba ne su naujais kiekiais ir išsiųsti užsakymą.

Jei užsakymų keletas, rekomendacijas galėsite matyti bendram sąraše: Užsakymai -> Pasiūlymų tvirtinimas, kad nereikėtų eiti į kiekvieną užsakymą atskirai.

## Naujų užsakymų sukūrimas

1. Naujas užsakymas formuojamas rankiniu būdu ne pagal nustatytą užsakymų formavimo grafiką tik tais atvejais, kai dėl tam tikrų priežasčių nėra galimybės išsiųsti užsakymo pagal grafiką (pvz.: anksčiau siunčiamas užsakymas dėl tiekėjo atostogų ir kt.) arba pakeisti prekių parametrai ir reikia formuoti užsakymą su naujomis reikšmėmis.

2. Meniu punkte „Užsakymai“ pasirinkite "Kurti naują“:

3. Atsidariusiame lange reikia pasirinkti kokį užsakymą norite kurti. Kai kuriate Reguliarų užsakymą: pasirinkite, kokios sandėliavimo vietos, kokio tiekėjo ir kurios skaidymo žymės (jei užsakymai skaidomi pagal žymes) užsakymą formuosite, spauskite „Kurti užsakymus“.

1) Pasirinkus skaidymo žymę, formuojamas tik tos žymės užsakymas.

2) Jei norite sukurti užsakymą visoms skaidymo žymėms, pasirinkite visas skaidymo žymes.

3) Jei uždėsite varnelę ties "Tik šiandienos užsakymus" - bus sukurti tik šiandien dienos užsakymai. Jei tiekimo grafike uždėtas autosiuntimas, kuriant užsakymus šiuo būdu, užsakymai nebus išsiųsti automatiškai.

4) "Auto siuntimas" - varnelę galima pažymėti tik tada, kai uždėta varnelė “Tik šiandienos užsakymai”.

- jei varnelė uždėta, jis bus išsiųstas automatiškai po reguliaraus užsakymo sukūrimo. Nepavykus išsiųsti užsakymo, dėl optimizavimo nustatymų prie tiekėjo, jis atsidurs “Neišsiųsti” lange, kad jį peržiūrėtų ir išsiųstų atsakingas vartotojas.
- jei grafike varnelė neuždėta, užsakymas nukeliaus į langą “Neišsiųsti”. Jį reikės išsiųsti rankiniu būdu.

4. Suformuoti nauji užsakymai atsiranda prie visų „Neišsiųstų“. Prie tokių užsakymų atsiras „Rankos“ paveiksliukas , užsakymai siunčiamas kaip ir reguliarūs užsakymai (žr.Naujų užsakymų siuntimas tiekėjui).

### Specialių užsakymų formavimas

Spec. užsakymas formuojamas tik tais atvejais, kai priimamas ir turi būti įvykdytas vienkartinis didelis kliento užsakymas, akcija ar dėl kitų priežasčių trumpam išauga paklausa.

Meniu punkte „Užsakymai“ pasirinkite "Kurti naują". Atsidariusiame lange pasirinkite skiltį „Specialus užsakymas“.

1. Atsiradusioje lentelėje pasirinkite, kokio tiekėjo ir į kurią sandėliavimo vietą ir kokiai skaidymo žymei formuosite užsakymą.

2. Jei reikia įvertinti užsakytą kiekį ateityje formuojant kitus užsakymus (pavyzdžiui išankstinis pasiruošimas tiekėjo atostogoms) - uždėkite varnelę "Su kiekiu kelyje". Jei užsakyto kiekio nereikia įvertinti ir užsakytas kiekis neturi įtakoti kitų reguliarių užsakymų (pvz. kliento specialus užsakymas) - varnelės nedėkite.

3. Tada rinkitės vieną iš variantų:

- Atidaryti tuščią užsakymą. Atsidarys užsakymas su užpildyta pagrindine užsakymo informacija, o prekes pridėsite paspaudę mygtuką . Išfiltruokite norimas užsakyti prekes, pažymėkite jas varnelėmis ir spauskite „Pridėti prekę į užsakymą“.
- Atidaryti užsakymą su prekėmis. Sukurtame užsakyme yra visos to tiekėjo prekės (DTO/DTA).

4. Ties kiekviena preke, paspaudę ant įveskite kiekį, kurį norite užsakyti. Paspaudus pieštuką, atsidaro lentelė „Naujas užsakymo kiekis SKU“, kurioje įvedamas norimas užsakyti naujas prekių kiekis. Įvedus kiekį automatiškai susiskaičiuoja užsakomos prekės kiekis paletėmis ir TNK.

5. Nustačius visų prekių norimus užsakyti kiekius, spauskite .

### Naujų specialių užsakymų importas

Funkcija gali būti naudojama:
- kai yra siunčiama daug specialių užsakymų konkretiems klientams (siunčiami specialūs užsakymai be kiekio kelyje);
- kai vyksta trumpalaikės akcijos ir būna sutartas su tiekėju konkretus užsakymo kiekis, kurių metu prekės atvežamos vieną kartą (siunčiami specialūs užsakymai su kiekiu kelyje);

Naudojant šią funkciją, galima importuoti xls, kuriame gali būti supildyti skirtingų sandėlių, skirtingų tiekėjų užsakymai.

Pažymėjus varnelę "Su kiekiu kelyje" - bus sukurti užsakymai su kiekiu kelyje.
Varnelės neuždėjus "Su kiekiu kelyje" - užsakymai bus sukurti be kiekio kelyje.

Atsidariusioje lentelėje pažymėjus varnelę "Siųsti užsakymus automatiškai" - užsakymai bus sukurti ir automatiškai išsiųsti tiekėjams.
Neuždėjus varnelės "Siųsti užsakymus automatiškai" - užsakymai bus suformuoti ir išsaugoti naujų užsakymų lange.

Paspaudus "Atsisiųsti šabloną" leidžiama atsisiųsti tuščią spec. užsakymo šabloną.

Paspaudus „Atsisiųsti užpildytą šabloną“ atsidaro langas, kuriame galima nurodyti sandėlį, tiekėją, skaidymo žymę. Taip pat galima parinkti ar pristatymo data bus paimama iš tiekimo grafiko ar įvedama ranka.

Šablonas užpildomas pasirinkta informacija:

Privalomi užpildyti laukai:
- Tiekėjo kodas (jeigu xls šis laukas bus paliktas tuščias, užsakymas bus išsiųstas pagrindiniam tiekėjui);
- Sandėlio kodas;
- SKU;
- Užsakomas kiekis;
- Atvykimo data (jeigu tam pačiam sandėliui ir tam pačiam tiekėjui prekėms bus nurodytos skirtingos atvykimo datos, tai susiformuos atskiri užsakymai tiekėjui);
- Pastaba prekei (laukas neprivalomas, bet jei bus užpildytas, bus matomas užsakymų lange pastabose prie prekės ir tiekėjui siunčiamoje užsakymo formoje, jei tai suderinta)

- Pastaba užsakymui (laukas neprivalomas, bet jei bus užpildytas, bus matomas užsakymų lange pastabose ir tiekėjui siunčiamoje užsakymo formoje).

- Skaidymo žymė (laukas neprivalomas, bet jei bus užpildytas, bus matomas užsakymų lange. Jeigu tam pačiam sandėliui ir tam pačiam tiekėjui, prekėms bus nurodytos skirtingos skaidymo žymės, tai susiformuos atskiri užsakymai tiekėjui )

Jei keliant šabloną pasitaiko dublikatai (tas pats SKU per kelias eilutes), programa informuoja apie tai. Esant poreikiui gali dublikatų užsakomą kiekį susumuoti (tereikia patvirtinti užklausą).

Išsiųsti užsakymai atsiranda tarp atvykstančių užsakymų.

### Perteklinių prekių grąžinimo užsakymo formavimas.

1. StocM‘e yra galimybė formuoti perteklinių prekių grąžinimo užsakymus iš sandėlių/parduotuvių į centrinį sandėlį. StockM’e: Užsakymai -> Kurti naują -> Grąžinimo užsakymas -> Kurti užsakymus.

Norint formuoti grąžinimo užsakymą, turite nurodyti:

- centrinį sandėlį, į kurį grąžinsite perteklines prekes;
- sandėlius/parduotuves (ar/ir sandėlių lygius), iš kurių turi būti suformuotas grąžinimas;
- galima nurodyti, kurios prekių grupės (jei nepažymėta nei viena, skaitoma, kad pažymėtos visos) dalyvaus prekių grąžinime,
- nuo kokio LB rodiklio (likučio ir buferio santykis) procento norima grąžinti prekes (negalima nurodyti mažesnio nei 100%).

Kitaip sakant, įrašytas procentas rodo, kad grąžinamas prekių perteklius virš šio procento.

SVARBU: norint grąžinti prekes iš sandėlio/parduotuvės, būtina sukurti tiekėją su tokiu pačiu tiekėjo kodu, kaip ir sandėlio kodas (Tiekėjo kodas = Sandėlio kodas).

Kitos privalomos sąlygos:

- prekė nedalyvauja akcijoje filialuose/parduotuvėse, iš kurių grąžinama;
- prekė centriniame sandėlyje neturi CD būvio;
- prekė neturi išvedamos iš asortimento ar išparduodamos prekės požymio (OUT, CLN).

2. Formuojant perteklinių prekių grąžinimo užsakymus, vietoj užsakymo sukūrimo, yra galimybė generuoti excel formą/ataskaitą specialios užsakymo formos pagrindu: Užsakymai -> Kurti naują -> Grąžinimo užsakymas -> Formuoti ataskaitą.

Šioje formoje matomi papildomi informaciniai stulpeliai. Joje esantį prekių sąrašą galite redaguoti. Galutinį sąrašą/formą užkelkite per specialių užsakymų importą. Užsikels tik informacija iš pirmų 8 stulpelių (taip kaip yra spec. užsakymų formoje).

Užkeltus užsakymus rasite lange “Neišsiųsti”.

Jei perteklinių prekių grąžinimo užsakymo gavėjas yra centrinis sandėlis, tuomet:

- excel formoje/ataskaitoje užsipildys stulpeliai: Gavėjo LKB, Gavėjo likutis, Gavėjo buferis;

- gavėjo kodas bus centrinio sandėlio kodas (ne centrinio sandėlio, kaip tiekėjo kodas).

Norint suformuoti pradinį prekių sąrašą, vartotojas turės užpildyti žemiau matomus laukus:

### Naujos kortelės sukūrimas StockM‘e

1. Jei tiekėjui reikia šiandien išsiųsti spec. užsakymą ir užsakyti prekę, kurios dar nėra StockM‘e, tuomet galite prekės kortelę susikurti tiesiai StockM‘e.

2. Asortimento lange paspauskite mygtuką "Naujas".

3. Atsidariusiame lange, užpildykite visus būtinus duomenis. Privalomi laukai pažymėti *:

SVARBU! Ši kortelė bus sukurta tik StockM‘e, nepamirškite jos sukurti apskaitoje. Kad atsinaujintų duomenys, BŪTINAI turi sutapti šios prekės kodas StockM‘e ir apskaitoje.

### Kiti nustatymai siunčiant specialų užsakymą tiekėjui

1. Specialių užsakymų atvykimo data skaičiuojama pagal nurodytą tiekimo laiką tiekėjo kortelėje.

1) Jeigu tiekėjo kortelėje nurodyti keli užsakymų atvykimo laikai, tuomet imamas ilgiausias atvykimo terminas. Jeigu tiekėjas neturi užsakymo formavimo grafiko arba jame nėra nurodytas užsakymo įvykdymo laikas, tuomet sukūrus specialų užsakymą atvykimo data automatiškai bus nustatyta rytojaus diena.

2) Nepamirškite, kurdami spec. užsakymus, pasitikrinti specialaus užsakymo atvykimo datos. Jeigu reikia, datą galite pakoreguoti.

2. Jei norite įrašyti pastabą, kurią turi matyti ir tiekėjas, kuris gaus spec. užsakymą, (pvz.: pristatyti prekes iki tam tikros val., į tam tikrą vietą ir tam tikrą dieną, ir t.t.), tuomet spec. užsakymo lange laukelyje „Pastaba“ įrašykite reikiamą tekstą (naujame užsakyme laukelyje „PASTABA“ įrašytas tekstas atvaizduojamas specialaus užsakymo formoje, siunčiamoje tiekėjui (informacija tiekėjui)).

## Specialūs klientų užsakymai/rezervacijos (PTO)

StockM’e gali būti 2 rūšių rezervacijos: iš esamo likučio sandėlyje ir klientų specialūs užsakymai/rezervacijos PTO (iš nesamo likučio).

PTO rezervacijos/užsakymai StockM’e gali būti suvedami ranka arba gaunami per pto.csv failą iš apskaitos. Jie yra matomi: Užsakymai -> Pirkėjų (PTO).

1. StockM tikrina, kokia yra nurodyta pristatymo data.
2. Atskirame lauke galima nurodyti ir dienų skaičių iki pristatymo datos užsakymo aktyvavimui (“Aktyvuoti prieš Xd.”), t.y. kada užsakymas turi tapti aktyvus ir jau gali būti pradedamas vykdyti. Jei lauke “Aktyvuoti prieš Xd.”:

- nebus nieko nurodyta, laukas tuščias, užsakymas bus pradedamas vykdyti nedelsiant, t.y. įtraukiamas į artimiausią užsakymą tiekėjui;
- įrašytas 0, tuomet prekės bus užsakomos su paskutiniu užsakymu, kuris atvyks iki nurodytos pristatymo datos;
- įrašytas tam tikras dienų skaičius, užsakymas taps aktyvus prieš tiek dienų iki “Pristatymo dienos” ir pateks į artimiausią užsakymą po šio aktyvavimo.

3. Yra galimybė nurodyti PTO užsakymo galiojimo dienų skaičių “Šalinti po X d.”. Dienų skaičių galima suvesti StockM’e, lange PTO užsakymai arba perduoti pto.csv faile.

- Praėjus nurodytam dienų skaičiui po “Pristatymo datos”, PTO užsakymas/kiekis bus pašalintas automatiškai arba nebeįtraukiamas į užsakymus tiekėjui.
- Jeigu laukas tuščias, užsakymas galiojimo pabaigos neturi.

PTO rezervacijos prekių kiekiai yra pridedamos prie reguliaraus užsakymo formuojamo tiekėjui pagal grafiką.

PTO užsakymų įkėlimas į StockM per formą.

PTO užsakymų lange galima įkelti įrašus iš failo/šablono. Šabloną parsisiųsti galima paspaudus .

Užkeliant failą sukuriami nauji PTO įrašai ir redaguojami egzistuojantys:

- jeigu naujiems įrašams nenurodoma sukūrimo data, pagal nutylėjimą imama šios dienos data;
- pristatymo data negali būti ankstesnė už sukūrimo datą;
- faile negali dubliuotis SKU-sandėlio kodo-užsakymoNr kombinacijos;
- užsakomas kiekis negali būti neigiamas;
- turi būti nurodytas užsakymo numeris;

- turi egzistuoti sandėlio kodas ir SKU įrašas tame sandėlyje;
- pristatymo datą ir užsakomą kiekį privaloma nurodyti tik naujai sukuriamiems įrašams;
- perduoti tušti laukai reikšmių neatnaujina, palieka buvusias;
- norint panaikinti galiojimo dienų skaičius, reikia nurodyti “ -1”.

## Specialūs klientų užsakymai (PTO2)

PTO užsakymas - vienkartinis kliento pirkėjo užsakymas, kuris vykdomas ne iš esamo likučio.

PTO užsakymas gali būti:

- suvestas ranka StockM‘e;
- importuotas ranka iš excel lentelės šablono;
- ateiti per duomenų mainus pto.csv failo pagalba.

StockM sistemoje suvestuose PTO įrašuose prekių kiekiai patenka į StockM formuojamus užsakymus.

- PTO užsakymas tiekėjui vykdomas pagal tiekimo reguliarų tiekimo grafiką kartu su reguliariu užsakymu.
- Skubus PTO užsakymas siunčiamas tiekėjui atskiru savarankišku užsakymu.

Patekimo į užsakymą mechanizmas:

Formuojant PTO užsakymus neatsižvelgiama į likutį. Kiekvienas PTO įrašas yra unikalus ir patenka į užsakymus atitinkamai atskiromis eilutėmis. Tame pačiame užsakymo dokumente gali būti kelios eilutės su tuo pačiu SKU kodu ir skirtingais PTO numeriais (tada pagal PTO užsakymo numerį ir būseną yra galimybė atsekti kiekvieno pirkėjo užsakymo vykdymą). PTO patenka į StockM užsakymą tiekėjui pagal įprastinį tiekimo grafiką, eilutės pridedamos į tą patį dokumentą kartu su DTA prekių užsakymais, išskyrus skubius PTO užsakymus.
PTO kiekis yra užsakomas tik vieną kartą (sistema seka būseną ir užtikrina, kad šalia DTA prekių palaikymo PTO kiekis būtų užsakytas tik vieną kartą).
Prie kiekvieno PTO įrašo (net, jei yra to paties SKU kelios eilutės) galima nurodyti ar vertinti MUK ir TNK, apvalinant į viršų. Nenurodžius, StockM užsakys tiksliai tokį kiekį, koks įrašytas t.y. neatsižvelgs į MUK ir TNK.
Skubūs užsakymai Prie kiekvieno PTO įrašo galima nurodyti skubumo požymį. Skubus PTO užsakymas formuojamas tiekėjui atskirai nuo tiekimo grafiko, atskirais dokumentais. Paleidus skubių užsakymų kūrimo procesą, iš karto sukuriami užsakymai tiekėjui visiems PTO, kurie pažymėti kaip skubūs.
Tiekimo grandinė PTO užsakymai automatiškai vykdomi per visą grandinę (RS -> CNT -> Tiekėjas). Jeigu PTO įrašas suvestas regioniniam sandėlyje (RS) prekei, kuri tiekiama iš centrinio sandėlio, tai sistema pirmiausiai formuos užsakymą tolimesniam tiekėjui (pagal grafiką arba skubiai), nežiūrint į likutį centriniame sandėlyje (CNT). Tik kai bus uždaryta atitinkama eilutė tame užsakyme t.y. prekės atvyks į CNT ir neliks kiekio kelyje, prasidės galutinės grandies užsakymo formavimas iš CNT į RS Abiejų grandžių užsakymuose dalyvauja tas pats vienas PTO įrašas (su tuo pačiu PTO užsakymo numeriu), suvestas galutinei grandžiai.

PTO procesas:

1. Suvedamas PTO įrašas StockM sistemoje (iš apskaitos; ranka ar per šabloną);

Ranka: Užsakymai -> Klientų (PTO) -> Naujas ir supildome reikiamus duomenis.

2. Pagal nurodytą pristatymo datą StockM atskaičiuoja, kada pradėti vykdyti PTO užsakymą.

3. Pagal reguliarų grafiką išoriniam tiekėjui formuojamas užsakymas (skubaus užsakymo atveju vykdoma nelaukiant);

4. Į naujai kuriamą užsakymą tiekėjui pridedama eilutė su PTO kiekiu (net jei yra likutis sandėlyje);

5. Užsakymas išsiunčiamas išoriniam tiekėjui, atsiranda kiekis kelyje į centrinį sandėlį;

6. Užsakymas atvyksta į centrinį sandėlį, arba deklaruojama, kad neatvyko, t.y. nelieka kiekio kelyje. Tai signalizuoja sistemai, kad galima formuoti vidinį užsakymą;

7. Pagal grafiką formuojamas vidinis užsakymas (skubaus užsakymo atveju vykdoma nelaukiant), jei PTO užsakymas buvo gautas iš RS;

8. Į naujai kuriamą vidinį užsakymą pridedama eilutė, surišta su tuo pačiu PTO įrašu. Kiekis gali būti apribotas pagal likutį centre (jei yra nustatymai vertinti CNT likutį (tiekėjo kortelėje);

9. Vidinis užsakymas išsiunčiamas, atsiranda kiekis kelyje tame taške, kuriame suvestas PTO įrašas;

10. Užsakymas atvyksta, kiekio kelyje nelieka, iš apskaitos sistemos gaunamas likutis;

11. Kadangi PTO įrašas vis dar galioja, tai jis rezervuoja atvykusį likutį regioniniam sandėlyje, todėl ta likučio dalis netrukdo užsakyti, kiek trūksta iki buferio reguliariam palaikymui sandėlyje;

12. Iš apskaitos atsinaujina sumažėjęs likutis (parduota), kas buvo užsakyta per PTO;

13. PTO įrašas pašalinamas arba nustojamas atidavinėti iš apskaitos, arba praeina nurodytas dienų skaičius nuo suvestos pristatymo datos.

PTO galiojimo ir aktyvumo požymiai:

- Laukas „Aktyvus“ - parodo, kad sistemoje yra toks pto įrašas ir su juo yra dar nepradėti veiksmai;
- Laukas „Vyksta“ - parodo, kad PTO kiekis šio metu dalyvauja užsakymo procese.

PTO užsakymo būsenos:

Nepradėtas vykdyti Jeigu lauke „Aktyvuoti prieš X d.“ nurodytas X dienų skaičius, PTO bus pradėtas vykdyti (būsena pasikeis į „Vyksta“) likus X dienų iki pristatymo datos. Jeigu nėra nurodytas dienų skaičius, PTO laikomas galiojančiu nuo atsiradimo sistemoje, nežiūrint datų, t.y. prekės įtraukiamos į artimiausią užsakymą tiekėjui. Jeigu įrašytas 0, tuomet prekės bus užsakomos su paskutiniu užsakymu, kuris atvyks iki nurodytos pristatymo datos.
Užsakymų eilėje į CNT Eilutė su kiekiu bus įtraukta į artimiausią išorinį užsakymą tiekėjui; užsakymas gali būti sukurtas, bet dar neišsiųstas.
Kiekis kelyje į CNT Praeitame žingsnyje suformuotas užsakymas buvo išsiųstas, dar nebuvo uždarytas.
Pristatytas į CNT Praeitame žingsnyje išsiųsta eilutė buvo uždaryta: atvyko arba neatvyko, kiekis kelyje panaikintas. Tik nuo čia PTO galės patekti į tiesioginį (vidinį) užsakymą. Tolimesnis sistemos elgesys analogiškas būsenai „Užsakymų eilėje“.
Užsakymų eilėje Eilutė su PTO kiekiu bus įtraukta į artimiausią tiesioginį (vidinį - regiono) užsakymą. Užsakymas gali būti sukurtas, bet dar neišsiųstas. Jeigu tiekiama iš centrinio sandėlio, tai vietoje šios būsenos bus rodoma „Pristatytas į CNT“
Kiekis kelyje Praeitame žingsnyje suformuotas užsakymas buvo išsiųstas, dar nebuvo uždarytas. Nuo čia daugiau nebebus užsakoma pagal PTO, bet PTO kiekis rezervuoja kiekį kelyje ( į regioną) ir likutį, kad jų neskaičiuojant toliau būtų užsakomos DTA prekės iki buferio.
Likutyje Praeitame žingsnyje išsiųsta eilutė buvo uždaryta: atvyko arba neatvyko, kiekis kelyje panaikintas. Neformuojami nauji užsakymai pagal PTO, likučio rezervas galioja.
Uždarytas StockM Jeigu nurodyta „Šalinti po X d.“, PTO nustos galioti praėjus X dienų nuo pristatymo datos. Jeigu nėra nurodytas dienų skaičius, PTO galiojimas išliks, kol įrašas bus aktyvus sistemoje, bet jo jau neužsakinės.
Uždarytas Apskaitoje/Vadybininko Sustabdytas PTO funkcionalumas, įrašas nedalyvauja sistemoje. Ši būsena pasiekiama, kai nustojama perdavinėti PTO iš apskaitos arba įrašai pašalinami rankiniu būdu.

PTO įrašų valdymas: patekimas į sistemą, šalinimas:

PTO įrašai, kurie buvo pradėję veikti, išlieka sistemoje visam laikui. Jie negali būti panaikinti, tiktai deaktyvuoti. Net ir po deaktyvavimo sistemoje negali atsirasti daugiau kaip vienas PTO įrašas tai pačiai prekei su tuo pačiu PTO užsakymo numeriu.

Duomenų mainų principas:

- Vienam duomenų mainų vykdymui turi būti perduoti visi duomenys, kokie turi būti visoje sistemoje tuo metu. StockM sistemoje esantys PTO įrašai, kuriems neperduoti duomenys, yra deaktyvuojami. T.y., jei vakar sukūrėte 10 PTO užsakymų, šiandien – 5, vadinasi turite perduoti 15 užsakymų (jei dar jie aktyvūs).
- Duomenų mainams paruoštose duomenų lentelėse, turinčiose tą pačią datą pavadinime, turi būti visi aktyvūs PTO įrašai. Esant duomenų lentelėms su skirtingomis datomis, importuojamos tik su naujausia data iš jų. Neperdavus jokių duomenų lentelių pakeitimai nevykdomi.
- Unikalų identifikatorių sudaro: SKU kodas, sandėlis ir PTO numeris. Duomenų mainuose esant skirtingoms duomenų eilutėms su ta pačia kodų kombinacija, iš jų importuojama viena duomenų versija nežiūrint kiekio, o kiekis susumuojamas iš tą versiją atitinkančių eilučių.

Vartotojo veiksmų ribojimas:

Vartotojas negali keisti PTO įrašo būsenoje „Uždarytas StockM“, t.y. praėjus X dienų skaičiui po pristatymo datos. Iki tol įrašo keitimas nedraudžiamas, bet keitimai neturi įtakos po užsakymo išsiuntimo.

Užsakymų kūrimas pagal PTO įrašus:

- Perkuriant neišsiųstą ir nekoreguotą t.y. naują StockM užsakymą, jame atsinaujins PTO eilutės su kiekiais. Pakeitimai PTO įrašuose neįtakoja išsiųstų užsakymų ir nekuria naujų užsakymų po vienkartinio išsiuntimo, bet įtakoja būsimus DTA užsakymus, nes funkcionuoja, kaip likučio rezervas.
- Yra sisteminis įspėjimas, rodantis, kad išsiųstas PTO kiekis neatitinka esamo PTO kiekio. Įspėjime tikrinami tik atvykstantys užsakymai. Tikrinamas PTO užsakymų lange esantis kiekis (su apvalinimo varnele, jei ji yra) su išsiųstu kiekiu.
- Pakoregavus neišsiųstą StockM užsakymą, jis įšaldomas ir po to, vykdant reguliarių užsakymų kūrimą tam pačiam tiekėjui, sukuriamas antras užsakymas nežiūrint į pirmąjį, nes pirmasis nėra kelyje. Tokiu būdu gali atsirasti kelios užsakymų eilutės pagal tą patį PTO įrašą. Sistema neleis išsiųsti užsakymo, kol egzistuos tokios eilutės, net ir neišsiųstos.

Skubių užsakymų tiekėjams formavimas ir perkūrimas:

- Skubūs PTO užsakymai formuojami tiekėjаms atskirai nuo reguliarių užsakymų, jie netraukiami į reguliarius užsakymus.
- Užsakymų suformavimą pagal skubius PTO įrašus galima vykdyti rankiniu būdu, arba pagal grafiką.
- PTO sąraše sužymėjus įrašus ir paleidus skubių užsakymų formavimą, iš naujo surenkami užsakymai iš visų skubių PTO įrašų tiekėjams ar jų prekių skaidymo pogrupiams, kuriuos liečia pažymėti skubūs PTO įrašai. Kitaip sakant, pažymėjus vieną tiekėjo prekę, iš naujo sukuriamas užsakymas iš visų to tiekėjo prekių skubių PTO įrašų.

- Kaip ir su reguliariais užsakymais, vadybininko pakoreguotas ir išsaugotas užsakymas nėra judinamas, šalia jo sukuriamas naujas.

Skubūs užsakymai sukuriami, kaip rekomendaciniai ruošiniai, bet nėra automatiškai išsiunčiami, lieka Neišsiųstų užsakymų sąraše.

SKU pasikartojimas užsakyme:

- Viename užsakymo dokumente gali būti kelios eilutės su tuo pačiu SKU, suformuotos pagal skirtingus PTO įrašus, be to gali būti viena eilutė SKU kodui ne pagal PTO. Negali būti dviejų eilučių su tuo pačiu SKU ne pagal PTO, arba pagal tą patį PTO įrašą. Suvedus PTO tam pačiam SKU kodui keliuose padaliniuose, kiekvienam įrašui atsiras atskira užsakymo eilutė viename užsakymo dokumente išoriniam tiekėjui.
- Esant automatiniam užsakymų tvirtinimui (pajamavimui), kai yra ta pati prekė vienu metu užsakyta per kelias eilutes ar kelis dokumentus, sandėlyje gautas SKU kiekis padalinamas ir užrašomas kiekvienai eilutei prioriteto tvarka. To paties proceso metu ALT kodais gautas kiekis taip pat užrašomas atitinkamoms užsakymų eilutėms.
- Esant PTO užsakymams, ordered.csv faile privaloma perduoti atitinkamą PTO numerį, pagal kurį sistema atpažintų, kurias užsakymų eilutes perrašyti.

## Užsakymo išsaugojimas

Jeigu suformuotą užsakymą StockM‘e dar kartą reikia peržiūrėti, pavyzdžiui kitam atsakingam vartotojui, arba šį užsakymą suderinti su tiekėju (kiekį, kainą) ir išsiųsti jį vėliau, tuomet Neišsiųstų užsakymų lange spauskite . Išsaugotas užsakymas bus matomas tarp Neišsiųstų užsakymų ir prie jo bus matomas paveikslėlis .

## Naujas, bet tą pačią dieną neišsiųstas užsakymas

Jeigu buvo suformuotas ir neišsiųstas užsakymas tiekėjui tą pačią dieną, nepriklausomai nuo to ar buvo išsaugotas - užsakymas liks nepakeistas: užsakymo data, pristatymo data ir užsakomi kiekiai liks tokie patys, kaip užsakymo sukūrimo momentu. Jei užsakymas nebuvo išsaugotas jis gali būti perkurtas tik kuriant naujus užsakymus per meniu punktą "Kurti naują". Suformuotą užsakymą reikia siųsti tiekėjui (žr. Naujų užsakymų siuntimas tiekėjui).

## Užsakymų su „apribojimais“ valdymas (tik kai funkcija yra įjungta)

1. Kiekvienai prekei kasdien yra suskaičiuojamas maksimalus leistinas atsargų lygis (pagal pardavimus) per numatytą laikotarpį. „Užs. limitas“ – tai užsakymo limitas, kuris apskaičiuojamas iš limito atėmus prekės likutį, kiekį kelyje (įvertinus MUK ir TNK).

Akcijiniu/sezoniniu laikotarpiu aprašius periodus, (žr. Periodo nustatymo taisyklės) limitai apskaičiuojami pardavimus padauginus iš koeficiento, kuris suderintas su vadovais.

- jei užsakomas kiekis (kuris įprastai apskaičiuojamas pagal prekei nustatytą buferį) yra didesnis už užs. limitą, tuomet StockM sistema darbuotojui užsakymo išsiųsti neleidžia. Tokį užsakymą išsiųsti tiekėjui galima -sumažinus užsakomą kiekį iki „Užs. limito“:

- naujame užsakyme stulpelyje „Užs. limitas“ pažymėjus varnelę, prekių užsakomas kiekis automatiškai bus sumažintas iki limito;

- varnelė uždedama tik toms prekėms, kurių užsakomas kiekis > „Užs. limitas“;

- jei „Užs. limitas“ < 0, tuomet užsakomas kiekis bus = 0;

- nuėmus varnelę „Užs. limitas“, prekės užsakomas kiekis bus grąžintas į pirminį StockM siūlomą užsakyti kiekį;

- prekėms, kurių užsakomi kiekiai bus sumažinti iki limitų, pažymėjus varnelę stulpelyje „Užs. limitas“, prisiskirs automatinė užsakymo keitimo priežastis „Kiekis sumažintas iki limito“.

ARBA (jei vis tiek reikia išsiųsti užsakymą, didesnį nei suskaičiuoti limitai)

- pažymėjus prekes varnelėmis, išsaugoti užsakymą ir paprašyti šį užsakymą patvirtinti darbuotojo, kuris turi teisę išsiųsti užsakymą, viršijantį limitą.

- prieš išsaugant užsakymą, užsakymą galima optimizuoti pagal reikalingas optimizavimo sąlygas.

- išsaugotas užsakymas bus „Neišsiųstų“ lange su paveiksliuku .

2. Jei užsakymui nustatytas „Auto.siuntimas“, tuomet sistema prieš išsiųsdama užsakymą, patikrina, ar tenkinamos „automatinio užsakymų siuntimo sąlygos“.

- jeigu automatinio užsakymų siuntimo sąlygos yra tenkinamos, tačiau užsakyme yra prekės, kurių užsakomi kiekiai viršija užs. limitą, tuomet užsakomi prekių kiekiai automatiškai sumažinami iki limito, ir užsakymas automatiškai išsiunčiamas tiekėjui.

## Užsakymo išsiuntimas tiekėjui.

Kad tiekėjai gautų užsakymus elektroniniu paštu:

1. Kiekvienam tiekėjui nurodykite elektroninį paštą, jeigu tiekėjas turi gauti užsakymą el. paštu. El.paštas gali būti nurodomas tiekėjo kortelėje arba prie kiekvieno užsakymų formavimo grafiko atskirai.

2. UŽSAKYMĄ PATVIRTINĘS DARBUOTOJAS PRISIIMA ATSAKOMYBĘ, KAD UŽSAKYMAS PASIEKS TIEKĖJĄ.

Pagal grafiką sukuriami užsakymai pagrindiniam tiekėjui, tačiau naujo užsakymo viduje galima pasirinkti kitą tiekėją, kuriam norime išsiųsti užsakymą. Paspaudus ant "rodyklės" tiekėjo laukelyje, išskleidžiamas sąrašas aktyvių tiekėjų.

3. Išsiuntus užsakymą, jis perkeliamas į langą "Atvykstantys".

Atvykstančių užsakymų lange galima pakartotinai siųsti užsakymą el.laišku. Paspaudus žalią vokelį sąraše prie norimo užsakymo, iššoks langas, klausiantis ar norite jį persiųsti. Patvirtinus, programa persiųs užsakymą pagal visus jo nustatymus.

Ši funkcija galima ir keletui užsakymų iš karto – sužymėkite varnelėmis norimus užsakymus ir paspauskite „Siųsti pakartotinai“.

Jeigu laiško išsiųst nepavyks, užsidegs raudonas vokelis.

## Užsakytų atsargų atvykimo tvirtinimas (pajamavimas)

Su klientu suderinus automatinį atvykusių užsakymų tvirtinimą, StockM'e užsakymų tvirtinti rankiniu būdu nereikia.

1. Užsakymų atvykimas yra tvirtinamas (pajamavimas), kai užsakytos atsargos atvyksta į sandėliavimo vietą.

2. Meniu punkte „Užsakymai“ pasirinkite užsakymų tipą „Atvykstantys“.

3. Atsidariusiame lange matote tiekėjui išsiųstų užsakymų sąrašą (vartotojas mato tik tuos išsiųstus užsakymus tiekėjams, kurie pristatomi į vartotojui priskirtą sandėliavimo vietą).

Užsakymai surūšiuoti pagal vėlavimą. Sąrašo viršuje yra patys rizikingiausi (labiausiai vėluojantys) užsakymai. Pristatymo būsenos langelio prasmė:

JUODA – užsakymas jau vėluoja.

RAUDONA – užsakymas gali pavėluoti arba turi tuoj atvykti.

GELTONA – užsakymas pusiaukelėje.

ŽALIA – naujas užsakymas.

% skaičius rodo, kiek liko laiko iki tiekėjo pažadėto tiekimo termino pabaigos.

1) Prie užsakymo būsenos langelio matote mėlyno sunkvežimio arba žmogaus paveiksliuką, kurie reiškia:

- sunkvežimio paveiksliukas parodo, jog tai užsakymai su kiekiu kelyje (reguliarūs ir spec. užsakymai su kiekiu kelyje), kuriuose užsakytų prekių kiekiai vertinami formuojant kitus užsakymus (vertinamas kiekis kelyje).

- žmogaus paveiksliukas rodo, jog tai specialus užsakymas (be kiekio kelyje) ir šiame užsakyme esančių prekių kiekiai nebus vertinami, formuojant kitus užsakymus (nevertinamas kiekis kelyje).

2) Atvykstančių užsakymų lange matote žalią arba raudoną vokelį – tai indikatorius, rodantis, ar sėkmingai išsiųstas užsakymas tiekėjui:

- jei prie išsiųsto užsakymo yra žalias vokelis – užsakymas sėkmingai išsiųstas nurodytiems gavėjams iš pašto serverio;

- jei prie išsiųsto užsakymo yra raudonas vokelis – užsakymo nepavyko išsiųsti nurodytiems gavėjams iš pašto serverio. Reikia su pele paspausti ant šio indikatoriaus – sistema pakartotinai išsiųs užsakymą (sėkmingai išsiuntus užsakymą atsiras žalias vokelis).

4. Paspaudus pieštuką , įeisite į atvykstančio užsakymo vidų:

1) Jei atvyko visas užsakymas tokiais kiekiais, kurie buvo užsakyti, spauskite (pagal nutylėjimą, atsidariusiame užsakyme pažymėtos visos eilutės). Tokį užsakymą galima patvirtinti neįeinant į užsakymo vidų: Atvykstančių užsakymų lange pažymėkite atvykusius užsakymus ir spauskite ;

2) Jei atvyko dalis užsakymo ir atvyko tokiais kiekiais, kurie buvo užsakyti, tuomet sudėkite varneles ties atvykusiomis pozicijomis, spauskite ;

3) Jei atvyko dalis užsakyto kiekio, spauskite pieštuką , esantį langelyje „Naujas atvykęs kiekis“. Ekrane atsiradusioje lentelėje, įrašykite atvykusį kiekį, spauskite „Keisti kiekį“;

4) !!! SVARBU. Jei tiekėjui nustatytas užsakymo „pristatymas dalimis“ (t.y. tiekėjas per kelis kartus gali įvykdyti užsakymą), tuomet neatvykęs kiekis liks sistemoje laukti kitos užsakymo dalies. Jei tiekėjui nenustatytas užsakymo „pristatymas dalimis“, tuomet likusi užsakymo dalis automatiškai bus pašalinta. Kokia dalis užsakymo jau atvykusi, galite pamatyti Atvykstančių užsakymų sąraše, stulpelyje "Užbaigtas". Jame rodoma, kiek procentų užsakytų kiekių jau yra atvykę.

## Atvykstančių užsakymų koregavimas

1. Užsakymai koreguojami, kai tiekėjas pakeičia užsakytą kiekį (ši korekcija reikalinga tam, jog sistemoje būtų kuo teisingesni užsakytų prekių kiekiai, į kuriuos sistema atsižvelgia formuodama kitus to tiekėjo užsakymus. Ypač rekomenduojama, kai su tiekėju sutartas ilgas tiekimo laikas).

2. Meniu punkte „Užsakymai“ pasirinkite užsakymų tipą „Atvykstantys“.

3. Atsidariusiame lange matote tiekėjui išsiųstų užsakymų sąrašą (vartotojas mato tik tuos išsiųstus užsakymus tiekėjams, kurie pristatomi į vartotojui priskirtą sandėliavimo vietą).

4. Paspaudus pieštuką įeisite į koreguojamo užsakymo vidų:

1) Jeigu norite pakeisti užsakytą kiekį, reikia paspausti pieštuką , esantį langelyje „Atvykstantis kiekis“;

2) Jeigu norite pridėti prekę, kuri nebuvo užsakyta, bet tiekėjas ją pristatys, tuomet spauskite mygtuką :

- ekrane atsiranda filtras, kuriame įveskite norimą pridėti prekę (jos fragmentą). Išfiltravus prekę, ją pažymėkite varnele ir spauskite . Prekė atsiras atvykstančiame užsakyme su kiekiu 0;

- įveskite užsakytą kiekį ir spauskite išsaugokite pakeitimus:

- prekės, kurių kiekis = 0, išsaugojimo metu bus pašalintos iš užsakymo

- pakeitimai bus atlikti tik StockM, nepamirškite apie pridėtą prekę informuoti tiekėją (atlikite pakeitimus apskaitos programoje).

3) Jei sužinojote jums reikalingą, svarbią informaciją apie vykdomą užsakymą, galite tokią informaciją įvesti į laukelį „Pastaba užsakymui“. Įvestą pastabą matysite atsidarę atvykstantį užsakymą arba atvykstančių užsakymų lange stulpelyje „Užsakymo pastaba“ – informacinis laukas.

4) Jei tiekėjas pakeitė užsakymo numerį ar dėl kitų priežasčių buvo pakeistas užsakymo numeris, užsakymo numerį pakoreguokite ir atvykstančiame užsakyme laukelyje „Užsakymo Nr.“ (tai ypač SVARBU, kai su klientu suderintas automatinis užsakymų pajamavimas pagal užsakymo numerį arba formuojamas užsakymų koregavimo/pajamavimo failas, kuris rankiniu būdu užkeliamas į StockM).

5) Atvykstančių užsakymų būsena - "Tiekėjo patvirtinimas". Kai kuriems užsakymams būtina papildoma kontrolė ar tiekėjas gavo ir patvirtino užsakymą. Tam yra atvykstančio užsakymo būsena "Tiekėjo patvirtinimas".

- Uždėti varnelę galima ir atvykstančio užsakymo viduje ir užsakymų sąraše.

- Išsiųstuose užsakymuose laukas irgi matomas, bet jau neredaguojamas.

6) Atlikus pakeitimus, nepamirškite juos .

## Vėluojančių pristatyti užsakymų stebėjimas

Išsiųsti užsakymai stebimi, ar tiekėjas nevėluoja pristatyti jam išsiųsto užsakymo.

1. Meniu punkte “Užsakymai” pasirinkite užsakymų tipą “Atvykstantys" (arba „Šiandien“ lange paspauskite „Vėluoja užsakymai“).

2. Atsidariusiame lange matote tiekėjui išsiųstų užsakymų sąrašą (vartotojas mato tik tuos išsiųstus užsakymus tiekėjams, kurie pristatomi į vartotojui priskirtą sandėlį).

- ties vėluojančiais pristatyti užsakymais atvaizduojamas raudonas laikrodukas .

3. Vėluojančiam pristatyti užsakymą tiekėjui skambinkite ar kitu būdu susisiekite ir išsiaiškinkite, dėl kokios priežasties tiekėjas nespėjo įvykdyti užsakymo ir kada planuoja įvykdyti užsakymą - kokia nauja atvykimo data.

1) Išsiaiškinus naują atvykimo datą, spauskite ant raudono laikroduko arba ant pristatymo datos laukelio, esančio ties vėluojančiu užsakymu atvykstančių užsakymų lange;

2) pasirinkite naują atvykimo datą, kurią tiekėjas pristatys vėluojantį užsakymą, ir išsaugokite pakeitimus;

3) Užsakymo „pristatymo būsena“ nepersiskaičiuoja pagal naują atvykimo datą (t.y. net jei dabartinė pristatymo data nepraėjusi - pristatymo būsena bus juoda), toks užsakymas išskiriamas geltona spalva tarp kitų atvykstančių užsakymų.

## Atvykusių užsakymų anuliavimas (šalinimas)

Užsakymai šalinami, kai tiekėjas atsisako vykdyti anksčiau patvirtintą užsakymą.

1. Meniu punkte „Užsakymai“ pasirinkite užsakymų tipą „Atvykstantys“.

2. Atsidariusiame lange matote tiekėjui išsiųstų užsakymų sąrašą (vartotojas mato tik tuos išsiųstus užsakymus tiekėjams, kurie pristatomi į vartotojui priskirtą sandėliavimo vietą).

3. Paspaudus pieštuką , įeisite į norimo anuliuoti užsakymo vidų: pažymėkite visas užsakymo eilutes (pagal nutylėjimą atidarant užsakymą pažymimos visos eilutės), ir spauskite .

ARBA

Pašalinkite užsakymus neįėję į užsakymo vidų: pažymėkite Atvykstančių užsakymų sąraše reikiamus užsakymus ir spauskite .

## Atvykę arba atšaukti užsakymai

Jeigu norite peržiūrėti užsakymą, kuris jau yra įvykdytas ar buvo anuliuotas, tuomet jį galite rasti „Atvykusių arba atšauktų " užsakymų lange.

Šiame lange yra matoma užsakymo išsiuntimo diena, laukiama užsakymo atvykimo diena (t.y. ta diena, kurią turėjo atvykti užsakymas pagal nustatytą tiekimo grafiką), faktinis atvykimas (data, iki kurios tiksliai atvyko įvykdytas užsakymas, t.y. buvo užpajamuotas/patvirtintas), anuliavimo data (jei užsakymas buvo anuliuotas).

Taip pat sąraše galima matyti ir užsakymo suma pinigais, tūrį, svorį, atsakingą vadybininką ir t.t. - reikia pasirinkti norimų langelių matomumą.

Paspaudus pieštuką galima peržiūrėti užsakymo turinį (užsakymo taisyti negalima).

Jeigu užsakymas nespėjo atvykti laiku, per nustatytą periodą, ir vadybininkas pakeitė pristatymo laiką, atvykus užsakymui, jis šiame lange bus geltoname fone, tai reiškia, kad užsakymas vėlavo. Jei pristatymo data nebuvo pakeista ir užsakymas uždarytas praėjus pristatymo datai, šalia užsakymo bus matomas laikrodukas .

Pagal nutylėjimą, atidarius „Išsiųstų užsakymų istorijos“ langą, atfiltruojami užsakymai išsiųsti per pastarąjį mėnesį.

Jeigu norite pamatyti kitus užsakymus, užpildykite paieškos kriterijus filtre ir pakeiskite išsiuntimo datą ir/arba nurodykite kitą reikalingą informaciją.

## Tiekėjų tiekimo grafikas

Jei norite matyti visų tiekėjų tiekimo grafikus (kada tiekėjams formuojami užsakymai). Pasirinkite Parametrai → Tiekimo grafikas:

1. Atsidariusiame lange (filtre) pasirinkite, kurių tiekėjų, sandėliavimo vietų ir pan. užsakymų formavimo grafikus norite matyti, spauskite :

Pastaba. Šiame lange matysite tik tuos tiekėjus, kuriems yra nustatytas užsakymų formavimo grafikas.

Tiekimo grafikų sąrašą galima eksportuoti. Norėdami eksportuoti sąrašą spauskite :

1) Pasirinkus standartinį xls ar csv formatą, bus išeksportuoti visi matomi stulpeliai.

2) Pasirinkus "Atsisiųsti XLSX (tiekėjo forma) bus parsiųstas visų tiekėjų (kuriems suformuotas bent 1 užsakymų formavimo grafikas) sąrašas ir jų parametrai.

2. Jei norite pakeisti užsakymų formavimo grafiką , tai padaryti galite pastatę žymeklį reikiamoje eilutėje arba pažymėję norimą eilutę spauskite . Atsidariusiame lange užpildykite laukus, kuriuos norite keisti. Sąraše galima redaguoti iškart keletą pažymėtų grafikų. Atlikus pakeitimus nepamirškite išsaugoti.

3. Paspaudus ant pieštuko , bus atidaryta to tiekėjo, kurio grafiko eilutėje esate, kortelė.

Daugiau apie tiekėjus ir jų parametrus žr. Tiekėjo nustatymai.

Tags:
Created by Administrator on 2019/12/11 11:47

#

This wiki is licensed under a Creative Commons 2.0 license
XWiki Enterprise 11.10.2 - Documentation